Definición
de manual
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Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada
y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones,
organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como
las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución
del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los
objetivos de la institución.
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adj. Que se ejecuta con las manos. Manuable. Que exige más
habilidad de manos que inteligencia. m. Libro en que se compendia lo
más sustancioso de una o más materias.
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Es una guía descriptiva que
establece los roles, funciones, atribuciones y responsabilidades que tienen
asignada la organización, las áreas y los cargos. Establece las relaciones de
unidades internas, y condiciones personales y profesionales que deben reunir
las personas que ocupen los cargos.
Es muy importante su utilización por cuanto es una valiosa herramienta técnica
que ayuda a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos
administrativos de la empresa. Indican las actividades a ser cumplidas por los
miembros de la empresa y la forma en cómo deben ser realizadas, ya sea en
conjunto o separadamente.
OBJETIVOS DE LOS MANUALES
- Asegurar adecuada
comprensión de funciones, propósitos y expectativas de organización y de
actividades que realiza.
- Lograr y mantener sólida
visión orgánica de toda la entidad.
- Facilitar estudio de la
organización.
- Permite conocer medios y
del personal que se dispone para el logro de las mates.
- Conocimiento de la
estructura y valoración de cargos que la integran.
- Establecer canales de
comunicación y de relaciones funcionales.
- Proporcionar una visión
global de la organización, conocimiento de roles y medio que facilite
formación técnico - profesional al orientarle en las actividades a
desarrollar.
REQUISITOS
- Comprenda a la totalidad
de la estructura, dependencias, cargos, funciones, procesos atribuciones y
responsabilidades.
- Variable tiempo deba
estar presente en todo momento.
- Entiendan todos destinatarios,
redactado en lenguaje claro, sencillo y concreto.
Conocido por todos, llegar a
cada trabajador para lo conozcan, puedan examinarlo y lo puedan aplicar.
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CLASIFICACIÓN DE
LOS MANUALES
POR SU CONTENIDO
De historia.-Proporciona información acerca de los comienzos, crecimiento,
logros y posición actual de la organización. Cuando es bien elaborado y
aplicado motiva al empleado a comprender mejor a la organización y a sentirse
parte de ella.
De organización.-
Expone de forma detallada la estructura de la organización formal a través de
dar a conocer los objetivos, funciones, autoridades y responsables de distintos
puestos.
De políticas.-
Describe los puntos establecidos a seguir en la toma de decisiones para el
logro de los objetivos. Si este manual es el adecuado permitirá agilizar el
proceso de toma de decisiones y facilitará la descentralización.
De procedimientos.-
Expresa los procedimientos administrativos a través de los cuales se enfoca la
actividad operativa del organismo. También le explica al personal cómo hacer su
trabajo y a utilizar los procedimientos administrativos prescritos.
De contenido múltiple.-
Es cuando la cantidad de personal o actividades no sean las suficientes como
para hacer manuales detallados y se crean manuales donde se combinen dos o más
categorías como “políticas y procedimiento”.
POR SU ÁMBITO DE
APLICACIÓN
GENERAL:
También reglamentos internos, se refieren a estructura global de la
organización, sus políticas, los procedimientos de trabajo, del personal. Son
de propósito múltiple.
- De organización y
funciones:Establece
estructura orgánica de la entidad y funciones que cumplen diferentes
órganos internos, las relaciones formales necesarias en el cumplimiento de
sus tareas.
- De procedimiento: Su objetivo es
establecer los procedimientos de todas las unidades que conforman un
organismo con el fin de unificarlas.
- De políticas: Dirección fija
orientaciones y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la
organización. Facilita cumplimiento de objetivos aprobados tratando de dar
armonía, consistencia y solidez a entidad y sus miembros en las relaciones
con los clientes, con los proveedores y con otras organizaciones.
ESPECÍFICO: Estos manuales contienen
información de una unidad orgánica.
- De reclutamiento y
selección:
Se refiere al área del personal y su objetivo es establecer pautas de cómo
reclutar y seleccionar.
- De auditoría interna: Agrupa lineamientos e
instrucciones que se aplican a actividades de la auditoría interna.
- De políticas de personal: Su objetivo es definir
políticas, así como señalar guías respecto a temas de contratación,
permisos, etc.
- De procedimiento de
tesorería:
Su objetivo es establecer procesos a seguir en el área de tesorería, a fin
de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en
el trabajo.
POR FUNCIÓN ESPECÍFICA
De Producción.-Dicta las instrucciones
necesarias para coordinar los procesos de fabricación, es decir la inspección y
control de producción.
De Compras.-Define
las actividades que se relacionan con las compras, es una útil fuente de
referencia para los compradores.
De Ventas.-Su
objetivo es señalar los aspectos esenciales del trabajo de ventas como son las
políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.
De Finanzas.-Determina
responsabilidades financieras en todos los niveles de administración y contiene
instrucciones específicas dirigidas al personal que tengan que ver con el
manejo de dinero y protección de bienes.
De Contabilidad.-Señala
los principios y técnicas de la contabilidad que debe seguir todo el personal
relacionado con esta actividad. Contiene estructura orgánica del departamento,
descripción del sistema contable, manejo de registros, etc.
De Crédito y Cobranzas.-Son
los procedimientos y normas por escrito que determinan a esta actividad. Puede
contener operaciones de crédito y cobranza, control y cobro de las operaciones
de crédito, etc.
De Personal.-Su
objetivo es comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en
lo que se refiere a personal. Contiene reclutamiento y selección,
administración de personal, políticas de personal, capacitación.
Técnico.-Contiene
los principios y técnicas de una función operacional determinada. Un ejemplo de
eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos.
De Adiestramiento.-Su
objetivo es explicar de forma detallada las labores, los procesos y las rutinas
de un puesto en particular. También incluye técnicas programadas de aprendizaje
o cuestionarios de autoevaluación para el usuario.
PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO
- Tabla de contenido.
- Introducción.
- Instrucciones para el uso
de manual.
- Cuerpo.
- Flujograma(s).
- Glosario, con términos
importantes.
- Conclusiones.
- Recomendaciones.
- Anexos.
